A viagem de negócios internacional é uma chance incrível para quem trabalha e empresas. Ela ajuda a crescer e a fazer novos amigos importantes. Com 20 dicas para melhorar o planejamento de viagem de negócios internacional, este guia te dá uma forma fácil de ter sucesso1.
É bom começar a planejar muito antes, para encontrar boas ofertas e horários1. Saber o que você quer da viagem é crucial. Isso ajuda a focar e alcançar seus objetivos2.
Importância do Planejamento Avançado
O planejamento de viagem de negócios internacional é essencial para uma experiência eficiente e econômica. Começar a preparar com antecedência pode trazer grandes economias. Por exemplo, comprar uma passagem aérea 21 dias antes pode ser até 92% mais barata3. Empresas que usam plataformas digitais para gerenciar viagens corporativas conseguem cortar custos com descontos em hotéis e voos3.
Ter flexibilidade nas datas de viagem também ajuda a economizar. Voos mais baratos são mais fáceis de encontrar fora do pico turístico4. Optar por transportes públicos em vez de táxis é uma boa maneira de controlar os gastos4.
Planejar com antecedência não só economiza dinheiro, mas também melhora a experiência do viajante. Colaboradores felizes com as viagens tendem a ficar mais tempo na empresa, o que é bom para a retenção de talentos3. Ter tudo pronto, como documentos e vacinas, facilita a viagem4.
Definição de Objetivos para Viagem
Antes de sair em uma viagem de negócios para outro país, é crucial definir objetivos claros. Esses objetivos podem ser reuniões, parcerias ou conferências. Especialistas dizem que objetivos claros ajudam a medir o sucesso da viagem5.
Um bom planejamento pode preencher até 70% do roteiro da viagem. Isso torna o tempo fora mais produtivo6. Com metas definidas, cada encontro ajuda a alcançar resultados comerciais bons. Economizar fazendo reservas com antecedência ajuda a reduzir custos5.
É importante também ter um orçamento para compras e lembranças. Isso torna a viagem mais enriquecedora e fortalece laços comerciais6.
Documentação e Visto para Viagem de Negócios Internacional
Ter a documentação certa é essencial para viajar de negócios internacional. É importante pedir o visto para negócios com antecedência. Isso porque alguns vistos podem levar muito tempo para serem aprovados7. Além disso, cada país pode pedir documentos extras, como cartas de convite ou provas de ligação com o Brasil8.
Como Solicitar o Visto Corretamente
Para pedir o visto corretamente, é bom conhecer bem as regras do país que você vai visitar. O Programa de Isenção de Vistos dos EUA (ESTA) permite que cidadãos de 39 países viajem sem visto para negócios9. A solicitação online é rápida e pode ser feita em minutos. Mas, verifique se o seu passaporte está válido por pelo menos seis meses após sua chegada7.
Validade do Passaporte e Requisitos Específicos
O passaporte deve estar válido e atender aos requisitos do país. Muitos países querem que o passaporte não expire em determinados prazos para viagens de negócios7. Argentina e Espanha não exigem visto de negócios para brasileiros por até 90 dias, mas os EUA têm um processo mais rigoroso8. É importante manter o passaporte atualizado e falar com autoridades locais em caso de dúvidas7.
Seguro de Viagem Adequado
Planejar uma viagem de negócios internacional exige escolher um seguro adequado. Isso garante segurança e tranquilidade durante a estadia. É crucial considerar as coberturas de seguro certas para proteger-se de imprevistos.
Tipos de Coberturas Necessárias
Um seguro viagem deve incluir:
- Assistência médica com um mínimo de €30.000, conforme exigido para o Tratado de Schengen na Europa10.
- Compensação por cancelamentos e interrupções de viagem.
- Proteção contra perda ou danificação de bagagens.
O seguro deve atender às exigências da Susep, que incluem cobertura de despesas médicas e hospitalares11. É essencial verificar as dicas para escolher seguro para encontrar a melhor opção.
Como Comparar e Escolher um Seguro
Na hora de comparar seguros de viagem, considere:
- Verificar os limites de cobertura e o que está incluído.
- Consultar preços, que podem variar de R$15 a R$20 por dia10.
- Identificar se a apólice permite a inclusão de dependentes sem custo adicional.
- Confirmar a legitimidade da seguradora e a qualidade da rede de serviços.
Escolha um seguro que seja fácil de contratar online e disponibilize a apólice imediatamente10. Uma comparação abrangente ajuda a encontrar a melhor cobertura pelo preço certo para sua viagem.
Política Corporativa de Viagens
A política de viagens corporativas é muito importante para controlar os gastos em viagens de trabalho. Ela define regras sobre gastos, reembolsos e quem é responsável. Isso ajuda a evitar problemas. É crucial que todos na empresa entenda essas regras.
Planejar viagens com antecedência pode trazer grandes economias12. São Paulo tem dois grandes aeroportos, o Guarulhos e o Congonhas, o que facilita as viagens13. Seguir a política de viagens mantém os gastos dentro do orçamento, evitando surpresas financeiras.
Uma política de viagens forte não só controla os gastos como também incentiva a responsabilidade. Negociar com fornecedores é crucial para conseguir bons serviços por bons preços. Uma agência de viagens pode oferecer condições especiais, ajudando a reduzir gastos adicionais12.
Dicas de Empacotamento Eficiente
Empacotar bem é essencial para uma viagem de negócios tranquila. É bom criar um checklist de viagem com itens importantes como documentos e roupas. Isso evita esquecimentos e torna o empacotamento mais fácil.
Checklist de Itens Essenciais
Veja o que incluir no seu checklist de viagem:
- Documentos importantes (passaporte, vistos e bilhetes)
- Eletrônicos e seus carregadores
- Produto de higiene pessoal em frascos de viagem
- Um kit básico de primeiros socorros
- Roupas versáteis para várias ocasiões, com apenas um ou dois pares de sapatos confortáveis
Dicas para Reduzir a Bagagem
Para reduzir bagagem, siga estas dicas:
- Escolha roupas leves e combináveis
- Usar bagagem de mão pode poupar 30 minutos no aeroporto e evitar despachos (dados de14 e15)
- Verifique a validade do passaporte e faça cópias dos documentos antes da viagem
- Leve lanches saudáveis para evitar comer mal
- Use aplicativos de viagem para gerenciar sua bagagem e itens
Networking e Relacionamentos Comerciais
O networking internacional é essencial nas viagens de negócios. Ele afeta diretamente o sucesso em transações comerciais ao redor do mundo.
Conhecer contatos antes da viagem ajuda a criar oportunidades de negócios. Com mais de 200 países envolvidos no comércio internacional, entender as culturas é vital16.
É crucial participar de eventos e feiras para ampliar sua rede de contatos. Comunicação clara é essencial para negociar e expressar objetivos, especialmente em um mercado global16. Saber falar idiomas é fundamental para o sucesso internacional16.
Ter um bom networking pode aumentar sua influência. Isso mostra a importância de manter laços fortes17. As redes sociais são ótimas para fortalecer esses laços.
É importante ajudar os outros em sua rede. Isso cria confiança e abre portas para novas oportunidades17.
Apoiar empresas em expansão internacional é comum. Grupos com experiência global oferecem insights valiosos sobre mercados18.
Cultura de Negócios Local
Entender a cultura de negócios local é essencial para o sucesso em negócios internacionais. Isso melhora as interações e cria um ambiente colaborativo. Cada país tem suas próprias características que afetam as práticas empresariais.
Importância de Entender os Costumes
Os costumes locais influenciam diretamente os negócios. Na França, ser pontual é visto como um desrespeito, enquanto nos EUA, a eficiência é prioridade19. Na Alemanha, a comunicação deve ser clara, e no Japão, trocar cartões de visita é uma cerimônia importante20.
Na China, o guanxi é crucial para negociações de sucesso19. Oferecer presentes pode ser visto como um gesto de amizade ou um suborno, dependendo do contexto20. É importante pesquisar bem o país para entender sua cultura e práticas comerciais.
Investir em treinamento de etiqueta e comunicação intercultural pode melhorar muito as interações comerciais. Viagens ao país ajudam a entender melhor a cultura e a estabelecer parcerias fortes com empresas locais20.
Equipamentos e Tecnologia Necessária
Para viajar a negócios, escolher equipamentos essenciais é crucial. Laptops, smartphones e tablets são indispensáveis. Além disso, é importante ter carregadores e adaptadores para diferentes voltagens e conexões.
Um plano de conectividade internacional é essencial. Um chip de telefone internacional pode evitar altos custos de roaming e assegurar acesso à internet.
De acordo com a Receita Federal, ao voltar do exterior, você pode declarar bens acima de 2 mil dólares, cerca de R$ 10.389,00. Em 2022, essa cota foi aumentada para mil dólares. Isso torna mais fácil levar equipamentos eletrônicos21.
Alguns dispositivos, como o Macbook Pro de 15 polegadas de 2015 a 2017 e o Samsung Galaxy Note 7, podem ser proibidos em voos21. Há um limite de R$ 5.000 para equipamentos eletrônicos sem imposto. É importante saber essas regras para evitar problemas.
Além disso, é preciso declarar até 10 mil dólares em espécie ao entrar ou sair do Brasil. Cigarros eletrônicos e transmissores de rádio são proibidos em voos22. Conhecer essas regras pode evitar complicações e garantir uma viagem tranquila.
Gestão de Despesas durante a Viagem
É muito importante manter um registro detalhado das despesas durante a viagem. Isso facilita muito o reembolso. As despesas mais frequentes incluem combustível, hospedagem, comida e passagens23. Para uma gestão de despesas eficaz, use aplicativos para anotar e categorizar os gastos. Isso ajuda a controlar as informações para relatórios precisos quando você voltar24.
Um exemplo de cálculo de custo total de uma viagem pode ser: Passagem: R$500, Hotel: R$350, Alimentação: R$140, e Transporte: R$150. Isso dá um total de R$1.14023. Essa organização ajuda a documentar e comprovar os gastos. Ela também garante um processo de reembolso correto24.
- Identificar os gastos de viagem;
- Estimativa dos custos totais;
- Cálculo das diárias;
- Estabelecer um orçamento para viagens corporativas.
É crucial gerenciar bem as despesas durante a viagem. Isso ajuda a seguir as políticas da empresa e melhorar os processos24.
Avaliação Pós-Viagem e Aprendizado
Avaliar a viagem de negócios é muito importante. Isso ajuda a entender se as estratégias funcionaram. Assim, é possível melhorar as próximas viagens e os processos de viagem25.
Quando volta de uma viagem internacional, é bom analisar as interações feitas. O contato direto com clientes e parceiros mostra o que o mercado prefere. Isso também fortalece os laços que podem trazer benefícios futuros26.
É essencial documentar os insights e as áreas que precisam de atenção. Isso ajuda o crescimento contínuo. Com essas análises, sua empresa pode se adaptar e se manter à frente no mercado global. Assim, cada aprendizado de negócios pode ser aproveitado para novas oportunidades.
Links de Fontes
- 20 Dicas Essenciais para uma Viagem de Negócios de Sucesso – Viagem de Negócios Missão Internacional de Negócios – https://viagemdenegocios.com/20-dicas-essenciais-para-uma-viagem-de-negocios-de-sucesso/
- 5 Dicas Essenciais para Planejar uma Viagem Corporativa de Sucesso – https://pt.linkedin.com/pulse/5-dicas-essenciais-para-planejar-uma-viagem-corporativa-zhbgf
- O que é a Gestão de Viagens Corporativas? – Guia definitivo! – https://www.onfly.com.br/blog/gestao-viagens-corporativas-guia-definitivo/
- Primeira viagem internacional: saiba como se preparar! – https://www.kumon.com.br/blog/ingles1/primeira-viagem-internacional/
- Guia completo de viagem de negócios para organizadores – https://www.copastur.com.br/blog/viagem-a-negocios/
- Como fazer o Planejamento de viagem? Objetivo e muito mais… – https://parktur.com.br/blog/planejamento-de-viagem/
- Quais os documentos para viagem internacional e como providenciá-los? – https://www.concur.com.br/blog/article/quais-os-documentos-para-viagem-internacional-e-como-providencia-los
- Visto para o exterior: quando é preciso em uma viagem a trabalho? – https://www.concur.com.br/blog/article/visto-para-o-exterior-quando-e-preciso-em-uma-viagem-trabalho
- Requisitos de visto de negócios nos EUA, solicitação de visto de negócios nos EUA – https://www.online-usa-visa.org/pt/viagem-de-negócios-para-os-estados-unidos
- Seguro Viagem: quando preciso fazer? Quais os melhores? – https://www.nomadglobal.com/conteudos/seguro-viagem
- Seguro para viagem internacional: por que contratar e quais são as coberturas mais comuns – https://www.infomoney.com.br/guias/seguro-para-viagem-internacional/
- 3 dicas para reduzir custos com viagem corporativa – Stabia – https://www.stabia.com.br/3-dicas-para-reduzir-custos-com-viagem-corporativa/
- Guia de viagem a negócios em São Paulo – https://flashapp.com.br/blog/viagens-corporativas/viagem-negocios-sao-paulo
- Como viajar a negócios: dicas e truques – Vacatis – https://vacatis.com/pt/como-viajar-para-dicas-e-truques-de-negócios/
- Checklist Essencial para viagem corporativa sem problemas! – https://www.liveviagens.com.br/checklist-essencial-para-viagem-corporativa-sem-problemas/
- Desenvolvendo relações comerciais internacionais eficazes – https://pt.linkedin.com/pulse/desenvolvendo-relações-comerciais-internacionais-mauricio-manfre
- NETWORKING – PME News – https://pmenews.com.br/todas-edicoes/networking/
- Internacionalização de empresas – Oporto Forte pode ajudar a sua empresa a ter sucesso no mercado mundial. – https://www.oportoforte.com.br/pt/servicos/internacionalizacao
- Como é a cultura de negócios ao redor do mundo? Prepare-se para sua viagem corporativa internacional – https://pt.linkedin.com/pulse/como-é-cultura-de-negócios-ao-redor-do-mundo-prepare-se-diz5f
- A Importância da Cultura para o Sucesso no Comércio Internacional – MDV Comex – https://mdvcomex.com.br/a-importancia-da-cultura-para-o-sucesso-no-comercio-internacional/
- Como viajar com equipamentos? Veja o guia prático – https://www.eurodicas.com.br/viajar-com-equipamentos/
- Declarar bens para viagem internacional – https://www.gov.br/pt-br/servicos/declarar-bens-para-viagem-internacional-dbv
- Despesas de viagem a trabalho: como classificar e calcular? – https://flashapp.com.br/blog/viagens-corporativas/despesas-de-viagem-dos-funcionarios-a-trabalho
- Gestão de viagens corporativas: Guia prático – https://vexpenses.com.br/blog/gestao-de-viagens-corporativas/
- Slides do curso: “Como preparar uma viagem internacional de Negócios” – https://pt.slideshare.net/slideshow/slides-49880353/49880353
- Viagens internacionais de negocios como planejar e aproveitar suas viagens e viagens internacionais de negocios – FasterCapital – https://fastercapital.com/pt/contente/Viagens-internacionais-de-negocios–como-planejar-e-aproveitar-suas-viagens-e-viagens-internacionais-de-negocios.html
